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電子契約サービスの普及は社会の在り方を変える

電子契約サービスの普及は社会の在り方を変える

PR提供: GMOインターネットグループ

コロナ禍でステイホーム生活が始まった2020年に、わずか44時間でグループ内の脱印鑑を実現したGMOが目指す、究極の電子契約社会とは。

世の中のニーズに応え脱印鑑社会を牽引

 社会のDX化が進み、働き方改革が広がっている現在、紙を使わない「電子契約」が普及しつつある。それに先駆けて、コロナ禍で業務の脱印鑑をいち早く実現したのが「すべての人にインターネット」をコーポレートキャッチとするGMOインターネットグループだ。

 2020年4月、リモートワークが始まり、押印のためだけに出社する不便に社会が困惑する中で、熊谷代表がSNSを通じて「GMOは印鑑を廃止します」と宣言。わずか44時間44分後にグループ全体で印鑑の利用を完全廃止するなど、世の中のニーズに対していち早く対応するスピード感を見せつけた。

 グループ内で電子認証技術を基盤にセキュリティ関連サービスをグローバルで展開するのがGMOグローバルサイン・ホールディングス。紙や捺印を必要とする従来の書面契約に代わり、効率的で負荷の少ない電子契約を急速に世に浸透させた立役者だ。

「グループとして先陣を切って脱印鑑を推進。働き方改革を加速させ、さらに電子化によってペーパーレスを実現し、少なからず社会に貢献できているのではないかと感じています」

 と語るのは同社常務執行役員の山田裕一氏。

山田裕一氏
GMOグローバルサイン・HD
常務執行役員
「GMOサイン」の普及拡大に向けて陣頭指揮を取る
山田裕一氏
GMOグローバルサイン・HD
常務執行役員
「GMOサイン」の普及拡大に向けて陣頭指揮を取る

 リモートワークの定着やセキュリティの強化、業務効率化の必要性といった追い風を受けて一貫して業界をリードしてきた「電子印鑑GMOサイン」の導入事業者数は、現在300万を超える。

「GMOサインは、利便性が高く、しかもセキュリティ面でも安全な電子契約を求める企業・自治体に選ばれています。企業ではメガバンクのみずほフィナンシャルグループ様、自治体では奄美市様など、官民双方で導入が進んでいます」(山田常務)

メガバンクを擁する金融グループの取り組み

 積極的にDXを推進する企業が増える中で、本格導入を開始したのがみずほフィナンシャルグループ。メガバンクを有するため非常に厳格なセキュリティが求められ、電子契約を進めるに当たっても入念な準備を必要とした。

「セキュリティ面で厳しい条件をクリアする必要があるため、事前に細かくシステムの仕様をお教えいただきました。結果、セキュリティに関する国際規格の取得、金融機関の利用に適した体制や、SMS認証機能による本人確認機能の充実などが社内の条件をクリアできると確認、そのうえで『GMOサイン』の導入に至りました」

 と語るのはデジタル企画部の金子美智代氏。

金子美智代氏
みずほフィナンシャルグループ
デジタル企画部
グループDX推進室 参事役
グループ横断でDX推進を牽引する
金子美智代氏
みずほフィナンシャルグループ
デジタル企画部
グループDX推進室 参事役
グループ横断でDX推進を牽引する

「グループ内でも、契約書を締結するために出社しなくてはならないという不便があり、お客様からも電子化を求める声は多く、2年ほど前から導入を検討していました。誰もがわかりやすく使いやすい画面構成や、運営面でも各項目を従来の社内ルールに沿って設定できる柔軟性、文書の保管まで一気通貫で行える利便性も導入の決め手になりました」

 と語るのは同デジタル企画部の加藤早稀氏。

加藤早稀氏
みずほフィナンシャルグループ
デジタル企画部 グループDX推進室
行内の電子契約化を進める
加藤早稀氏
みずほフィナンシャルグループ
デジタル企画部 グループDX推進室
行内の電子契約化を進める

 まずは、一部の少額の契約書、業務委託契約書などに活用し、徐々に銀行業務や信託業務にも拡大してゆく予定だという。

「導入後、スムーズに活用を進める過程での不安もあったのですが、きめ細かな導入支援体制に助けられています。実際にどのようなルールのもとで、どのような契約に活用すべきかなど、私どもの要望や悩みを前向きに汲み取って一緒に検討していただけるのがありがたく、非常に心強く感じています」(加藤氏)

「このような有益なシステムを積極的に導入することが、社員はもちろん、お客さまやステークホルダーの皆様の働き方改革にもつながり、SDGs達成に貢献できるのではないかと考えています」(金子氏)

電子契約で離島の課題を解決

 現在、GMOサインは全国各地の自治体にも導入が進んでいる。その一例として21年から電子契約サービスの実証実験を開始、22年から本格導入しているのが鹿児島県奄美市だ。

 21年に世界自然遺産に登録され、豊かな自然資源を有しながら、離島という地理的問題から紙を使用する契約では数々の困難を抱えていた。

「奄美大島は本土と比べ、契約書を郵送するのに時間的、金額的なコストがかかります。台風シーズンなどは船が最長1週間欠航することもあり大きな課題でした」

 と語るのは奄美市長の安田壮平氏。

安田壮平氏
奄美市長
DXにより離島の課題解決を推進
東大法学部卒業後、企業・NPO・市議を経て現職
安田壮平氏
奄美市長
DXにより離島の課題解決を推進
東大法学部卒業後、企業・NPO・市議を経て現職

「世のDX化が進む中で我々としても方策を考えていたのですが、21年にありがたくも実証実験のお話をいただき、すぐ実践することになりました」(安田市長)

 ちょうどそのタイミングで、法改正によって地方自治体でも電子契約サービスの活用がしやすくなり、導入は順調に進行。22年には本格導入に至った。

「決め手のひとつは当事者型、立会人型のいずれも利用できる『ハイブリッド署名』です。当事者型署名を有しない地元の事業者も活用できるため、導入しない理由はないと判断しました」(安田市長)

 今年度はすでに662件の契約中457件、全体の約7割を電子契約で行っている(10月現在)。

「とくに、工事や業務委託の分野での活用率は約9割です。導入率100%を目標に、電子契約の利便性をより多くの事業者に享受していただきたいと考えています。収入印紙代、輸送費込みで年間約260万円のコスト削減も実現しました。また、紙の契約書では印刷、製本、印紙貼付、押印、郵送、回収、ファイリングという手作業が発生しましたが、契約書一件あたり20分程度と見込むと、年間約500件の電子契約では相当な時間の削減につながっています」(安田市長)

 SDGs未来都市にも選定された奄美市は、経済循環都市の実現を目標としている。

「今後も先人が遺してくれた文化を最大限に生かしながら、環境と経済のバランスを図ってゆく必要があります。電子契約サービスによって業務が劇的に改善されたのは大いに意義のあることで、ぜひ多くの自治体にもこうした恩恵を受けていただきたいと考えています」(安田市長)

電子契約の普及で豊かな日常生活を

 豊富な機能や、きめ細かなサポート体制を持っているGMOサイン。状況に合わせたスピーディな対応も評価されている。

「けれどもこれではまだ遅い。ビジネスの現場は3か月先もわからない状況。多くのご意見をいただいて、より素早く機能開発を進めたいと考えています」(山田常務)

さまざまな業種・業界で使用
さまざまな業種・業界で使用

 企業、自治体での利用が普及した先には、消費者向けにあらゆる日常生活の中で電子契約を利用される未来が想定されている。

「将来的には、身近なところで電子化があたりまえという状態になるのが理想です。誰もが身近に活用できるサービスとして、より深く、より細やかな、日常生活の中に浸透させてゆきたいと願っています」(山田常務)

 日常生活の中でも、印鑑や書面による契約書が必要な状況は多い。たとえば、不動産の賃貸借やレンタカーの契約、入会の申し込みなど、契約書を紙で郵送、手渡しなどでやり取りする労力が必要なことは多いが、これが解消されれば新しい状況が生まれるはずだ。

「我々は、ただコストや時間を削減することが目的ではありません。作業を効率化することで、時間やコストなどの余裕が生まれます。その余裕を活用するための後押しもさせていただきたいと思っています。『いつでもどこでもGMOサイン』という状況になって余裕が生まれることで生活が充実し、豊かになるという実感を得ていただくことで、我々もIT事業者として真に世の中に貢献しているという確かな実感を得られると考えています」(山田常務)

電子契約なら電子印鑑GMOサイン|導入企業数No.1の電子契約サービス

オンライン申し込みが可能。無料のお試しフリープランも用意
オンライン申し込みが可能。無料のお試しフリープランも用意

※1 契約をおこなう当事者が電子署名を付与する形式
※2 電子契約サービスを提供する事業者が電子署名を付与する形式

photo(portrait):Shigeki Yamamoto/Yuki Suenaga
text:Ayaka Sagasaki