このような方法は、日程調整のメールのやりとりの他、大勢に宛てて送るような飲み会やイベントの案内メール、写真やちょっとした書類を共有するメール、荷物を送ったなどのお知らせメールで抜群の効果を発揮します。大勢の人から「了解しました」のメールが返ってくると、相手の親切心とはわかっていても、目を通すだけでかなりの時間を奪われてしまいます。ぜひ、「返信不要」の文言を活用してみてください。
メールが見落とされるリスクを回避できる送信予約機能
秘書時代の私のボスたちは、毎日何百通という大量のメールを受け取っていました。日によっては千を超えることもありました。
そのような大量のメールの中に私が送ったメールが埋もれてしまい、ボスに見落とされたとしても不思議ではありません。しかし、読んでくれなかったメールが外部との調整に関する重要なものであれば、トラブルに発展する可能性がありますし、そうでなかったとしても私の仕事は滞ってしまいます。
また、大量の受信メールを順番にさばく中で、私の送ったメールをいつ見てもらえるかわかりません。できれば早く見てほしいところですが、それを指定することも不可能です。
このような問題を解決するのに便利なのが、メールの「送信予約機能」です。この機能を利用すると、送信時刻を指定して特定のメールを送ることができます。私は、ボスがメールチェックを開始する朝の時刻に合わせてメールを予約送信していました。
受信トレイ（受信箱）では、通常、メールが届いた順に上へ上へとメッセージが積み重なっていきます。つまり、直近に届いたメールが一番上に表示されるわけです。
相手が有給をとっているときでも自分の都合でメールを送れる
前夜から今朝にかけてボスのメールボックスには大量のメールが届いていますが、ボスのメールチェックのタイミングを把握してその時刻に合わせて予約送信することで、溜まりに溜まった大量のメールの中で一番上、あるいはその付近に私が送ったメールが表示されます。
