毎日大量にやってくるメールの処理に時間を奪われている人は多いだろう。パーソナルマインドトレーナーの森田ゆきさんは「メールのやり取りはひと工夫するだけでお互いのタイパを劇的に高めることができる。この方法を使えば、忙しい相手から確実に返事をもらうことができる」という――。
※本稿は、森田ゆき『賢い人の質と速さを両立させる時短100式』（かんき出版）の一部を再編集したものです。
日程調整の日時候補は3択にしてメールラリーを減らす
自分と相手の予定をすり合わせる日程調整のメールのやりとりには、意外と時間がかかります。失礼なことをしたくないがために、多くの人は、「ご都合のよい日をご提示ください」と全面的に相手に合わせる姿勢のメールを送りがちです。
しかし、もし相手が挙げてきた日時があなたの都合の悪い日だったら、「その日は予定があるので別の日をお願いできますか？」のように一からやり直しになってしまいます。
「ご都合のよい日をご提示ください」というお伺い自体が悪いわけでも間違っているわけでもないのですが、タイパを高めるという観点で言うと、もうひと工夫してほしいところです。
一番効率がよいのは、「例えばですが」などと前置きしたうえで、あなたの都合のよい日時を3つほど提示し、「ご都合はいかがですか」と聞くことです。その際、「ご都合が悪い場合は別の日程を複数日お知らせください」と添えると、さらに無駄がありません。
自分から日程候補を出すのがためらわれる場合には
相手との関係性によっては、自分から候補日を提示するのはちょっと……と思う場合は、「来週か再来週あたりでご都合のよい日を複数日ご提示いただけますと幸いです」「こちらの都合で大変恐縮ですが、月曜日・火曜日以外でご希望日をいくつかお知らせいただけると助かります」などと、ある程度あなたの都合に合わせて絞ったうえでお伺いを立てると、角も立たず、何度もメールのラリーを続けることも防げるでしょう。
