日程調整のやりとりを直接行う相手であれば、あなたと相手との立場にそこまで大きな差はないことがほとんどのはずです。そのような相手にあまり遠慮しすぎると、延々とメールラリーが続き、日程調整に1週間くらいかかってしまい、げんなりしがちです。
失礼と感じさせない前置きや言葉を選びながら、自分から積極的に候補日を3つ程度提示してあげると、タイパのよいメールのやりとりができるでしょう。
メールの受信件数を減らす一言「返信不要」
単純な考え方として、メールの受信件数が減れば減るほどメール対応の時間は少なくすみます。そこで、少しでも受信メールの数を少なくできるよう、工夫できることはないか考えてみましょう。
一例として、よくある「承知しました。楽しみにしています」「了解です。よろしくお願いします」といった了解を伝える返信メールを相手に送らせずにすむ、便利な文言があります。
それは、「返信のお気遣いは不要です」「ご返信には及びません」のような文言です。
相手は「ちゃんとメールを読んで、書いてある内容を了解しましたよ」という意図を伝えるために、よかれと思って返信してくれるわけです。中には、「ちゃんと返信しないと、読んでいないと思って相手が不安になるかもしれない」と気を回してメールを送ってくれる人もいます。そのような人たちにあえて先のような言葉を伝えることで、「返信しなくて大丈夫なんだな」と思ってもらえばよいのです。
大勢に宛てて送るメールでも効果発揮
また、日程調整のメールのやりとりであれば、「上記の日時でご都合が悪い場合のみご返信ください」や、「変更がある場合のみ○日までにご連絡ください」などと添えることで、徹底的に無駄を省いたメールが完成します。
忙しいのはみんな一緒です。了解メールを返さずにすめば、その分相手も時間を節約できます。「返したほうがよいかな、どうかな？」と相手の悩む余地をあらかじめこちらで排除してあげることは、親切な配慮以外の何ものでもありません。
