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解決法1― メール作成の手順は、添付→件名→文面→宛先で
添付忘れや見直し忘れの原因は、メール文面を書き終わったら反射的に送信ボタンを押してしまう癖がついてしまっていることにある。そこでメール作成の手順を変えることが、まず取り掛かるべき点となる。
新しいメールを書くときには宛先・件名・本文などを入力し、必要なら添付ファイルをつけて送信を行う。それぞれの入力やファイルの添付を、自分はどういう順番で行っているかをまず確認してみよう。
もし宛先から入力しているのであれば、それは最もミスを引き起こしやすい順番だ。
宛先を入れているということは、あとは他の項目がどうあれ送信できてしまう状態になる。メールソフトによっては件名や文面が空白なら注意が出ることもあるが、内容のチェックまではしてくれない。
ミスを出しにくくするには、宛先を最後に入力するのがベストだ。
具体的には、下記の順番でメールを作成していく。
宛先を入力するまではメールを送ることはできないので、本文を書いたあと誤って反射的に送信ボタンを押してしまっても送信されることはない。
本文を書いたあと、件名・宛先と入れている間に冷静になることができ、文面などのミスに気づく機会も増やすことができる。
誤送信を防ぐためのメール作成の手順
1.(必要なら)ファイルを添付する
2.本文を入力する
3.件名を入力する
4.宛先・CC・BCCを入力する